روش های کنترل داخلی، آموزش ها و راهنمایی های یک تجارت که از حمایت از منابعش پیروی می کند، وقتی خیلی مهم هستند که لیست حقوق را ثبت، آماده و توزیع می کنند.
بوسیله کاهش خطر تقلب و حذف کردن خطاها برای داشتن روش حقیقی در وضع حمایت ها از دارایی شرکت. بر طبق واحد خطر دانشگاه مارکتی، تفکیک وظایف ناکافی بیشترین حسابرسی متداول دانشگاه و آموزشگاه حسابداری است. این جداسازی وظایف غیر واقعیِ مالیات حقوق منجر به بالاترین خطر خسارت از طریق تقلب و مسامحه می شود .
تفکیک وظایف
چهار رسته از موارد درگیر در لیست حقوق - استخدام و پیشبرد پرسنل، ثبت و حفظ برگه ی زمانی صحیح، آماده کردن لیست حقوق، پرداختی کارمندان و مالیات حقوق – باید بوسیله ی بخش ها و یا افراد مسئول تفکیک شود، اگر امکانش باشد. انتخاب یک نفر برای مدیریت بررسی دوره ای سوابق بانکی مربوط به لیست حقوق که می تواند اطمینان از لیست حقوقی حقیقی را بیشتر کند و خطر تقلب را کاهش دهد. داشتن یک حساب بانکی، تنها برای حقوق، خطرات مربوط به دارایی را کاهش می دهد و حسابرسی را آسانتر می کند.
برای شرکت های کوچک که کمبود یک شاخص بزرگ کافی برای جداسازی مسئولیت های حقوقی وجود دارد، صاحب کسب و کار یا یک مدیر مطمئن باید فرآیند حقوق را از اول تا انتها سرپرستی کند. اگر این بسیار وقت گیر است برای هر دوره حقوقی، باید بازرسی تصادفی و کامل بطور منظم انجام شود.
منابع انسانی
مجوز پرداخت کارمند از طریق بخش منابع انسانی، کسب و کار را از تقلب حفاظت می کند، بوسیله ی کاهش و حذف احتمالات فرضی یا منقطع شدن کارمندان در لیست حقوق بودن. بخش پرسنل باید ثبتی های کارمندان را دائما آپدیت نگه دارد که این در دریافتی هر کارمند و مزایا منعکس می شود.
ثبت زمان کاری
برگه های زمانی یا کارتهای زمانی باید توسط کارمندان امضاء شود و پس از بررسی، تصویب و امضاء توسط یک سرپرست، زمانی است که کاربردی می شود. زمان استراحت و غیبت بدون حقوق باید در برگه ی زمان در دسترس، منعکس شده باشد. تایید اضافه کاری قبل از این عامل است. علاوه بر این، یک کارمند نباید به برگه ی زمانی اش مانند یک سرپرست که آن را برای دریافت حقوق تایید و امضاء در آموزشگاه حسابداری کرده است، دسترسی داشته باشد.
تهیه حقوق و دستمزد
بعنوان یک روش کنترلی بیشتر، شخص یا اشخاصی کسانی که لیست حقوق را تهیه می کنند و جبران زمانی هر کارمند را محاسبه می کنند نباید اجازه ی امضای برگه های زمانی یا چک ها را داشته باشند. در طی تهیه ی لیست حقوق، تامین اجتماعی و مالیات بر در آمد و دیگر کسور قانونی مانند بیمه هستند، و مقدار نهایی حقوق و دستمزد نباید بعدش برای کسی که یا بخشی که مسئول صدور چک برای کارمندان و مالیات حقوق است فرستاده شود.
پرداختی کارمندان و مالیات حقوق
زمانی که امکان پذیر است، روش های کنترل داخلی در حقوق نیازمند این است که شخص یا اشخاصی که مجوز پرداختی و مالیات کارمندان را دارند توانایی دسترسی به ثبتی های منابع انسانی، برگه های زمانی و دیگر موارد تهیه سازی لیست حقوقی را داشته باشند. در شرکت های کوچک که این امکان پذیر نیست، مالک یا مدیریت بالاتر باید تمام چک ها را ترخیص کند یا دو نفر از کارمندان مطمئن بر ترخیص کنترل داشته باشند، و ترخیص مستلزم امضای دو نفر باشد.
خطرات
یک کسب و کار بدون روش های کنترلی داخلیِ حقیقی بر حقوق با خطر جبران خسارت از طریق معدوم و منقطع کردن کارمندان مواجه است. علاوه بر این، شرکت می تواند در زمینه دارایی هایش بخاطر پرداخت اضافی به کارمندان متقلب زیان ببیند و متحمل هزینه های اضافی بشود بخاطر از نوسازی ثبت حقوق. زمانی که اشتباهات رخ می دهد، حقوق با تاخیر همراه می شود، که این می تواند باعث نارضایتی کارمندان شود.