خرید و فروش کالا معمولاً فعالیت اصلی واحدهای تجاری و بازرگانی محسوب می شود یعنی این شرکت ها کالا یا کالاهایی رو به قصد فروش خریداری می کنند و این تفاوت عمده ای است که در حسابداری شرکت های تجاری با شرکت های خدماتی وجود دارد چون در شرکت های خدماتی کالایی برای فروش و آموزشگاه حسابداری ، خریداری نمی شود.
به همین دلیل در شرکت ها بازرگانی حسابی تحت عنوان حساب موجودی کالا در دفتر کل برای کنترل عملیات خرید و فروش کالا افتتاح می شود .
سیستم های نگهداری و کنترل موجودی کالا شامل :
بر اساس اصول پذیرفته شده حسابداری دو نوع روش حسابداری برای نگهداری موجودی مواد و کالا وجود دارد که عبارتند از:
۱- سیستم ادواری
۲- سیستم دائمی
لازم به توضیح است که تفاوت های بین این دو سیستم تاثیر عمده ای روی چگونگی مدیریت واحد بازرگانی و همچنین نشان دادن سود و زیان آن در صورت های مالی دارد.
سیستم ادواری موجودی کالا :
این سیستم در آن گروه از واحدهای تجاری مورد استفاده قرار می گیرند که کالاهای نسبتا ارزان قیمت می فروشند در چنین شرکت هایی هزینه نگهداری سوابق موجودی کالا بیشتر از منافع آن می باشد به همین خاطر این شرکت ها در هر سال حداقل یکبار مبادرت به شمارش فیزیکی موجودی کالا می نمایند تا مقادیر موجودی کالا را مشخص کنند و از این مقادیر موجودی کالا در تهیه صورت های مالی استفاده می کنند. واحدهایی نظیر رستورانها و فروشگاههای زنجیره ای کوچک نیز از این سیستم استفاده می کنند.
سیستم دایمی موجودی کالا :
واحدهای بازرگانی که از این سیستم استفاده می کنند یک سابقه مستمر از موجودی کالا را در اختیار دارند. اصولا این سیستم در مواردی که کالاهای گرانقیمت همچون اتومبیل و جواهرات یا اثاثیه دارند بهترین روش برای نگهداری موجودی کالا می باشد .
اگر چه استفاده از این سیستم پر هزینه است ولی این هزینه را می توان با زیان ناشی از کسری یا سرقت کالا های گرانقیمت که ممکن است در سیستم ادواری اتفاق افتد مقایسه و به راحتی در آموزشگاه حسابداری توجیه کرد.
انبار گردانی :
نکته قابل ذکر در این سیستم این است که واحدهای تجاری هرچند که از این سیستم استفاده می کنند ولی سالانه باید یکبار موجودی کالای خود را شمارش کنند (انبار گردانی). شمارش فیزیکی موجودی کالا باعث حصول اطمینان از برابری موجودی فیزیکی پایان دوره با موجودی کالای دفاتر و سوابق حسابداری می شود.
به طور کلی می توان دو سیستم فوق را به صورت زیر با یکدیگر مقایسه نمود :
سیستم ادواری :
۱- نیازی به نگهداری سوابق موجودی کالا نیست.
۲- موجودی کالا حداقل یکبار در سال شمارش می شود.
۳- برای کالاهای ارزان قیمت مورد استفاده قرار می گیرد.
سیستم دایمی :
۱- سوابق مستمر خرید و فروش کالا را نگهداری می کند.
۲- موجودی کالا باید یکبار در سال شمارش می شود.
۳- برای هر نوع کالایی می تواند استفاده می شود.
در درس های بعد بیشتر راجع به نحوه حسابداری این سیستم ها صحبت خواهیم کرد.